Mất chứng chỉ VSTEP – cấp lại hay xin bản sao từ sổ gốc?

Làm mất chứng chỉ VSTEP đúng lúc cần nộp hồ sơ là chuyện không hiếm. Tin tốt là bạn không phải thi lại: trường đã cấp chứng chỉ có thể cấp bản sao từ sổ gốc, có giá trị sử dụng thay cho bản chính.

Cập nhật lần cuối: 30/10/2026.

Mất chứng chỉ có được cấp lại không?

Kể từ ngày 15/4/2026, theo Thông tư 09/2026/TT-BGDĐT, chứng chỉ ngoại ngữ do các đơn vị tổ chức thi cấp thuộc hệ thống giáo dục quốc dân. Việc quản lý văn bằng, chứng chỉ của hệ thống này theo Quy chế ban hành kèm Thông tư 21/2019/TT-BGDĐT. Quy chế này phân biệt rõ ba việc:

Vì vậy, khi làm mất chứng chỉ, bạn sẽ không được cấp lại bản chính. Thay vào đó, hãy xin bản sao từ sổ gốc.

Bản sao từ sổ gốc có giá trị gì?

Theo Điều 28 của Quy chế, bản sao văn bằng, chứng chỉ cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi luật có quy định khác. Nếu có căn cứ nghi ngờ, nơi tiếp nhận có thể đề nghị xác minh với nơi cấp. Xem xác minh chứng chỉ VSTEP.

Bản sao từ sổ gốc khác với bản sao chứng thực. Bản sao chứng thực được làm từ bản chính mà bạn đang giữ. Bản sao từ sổ gốc được làm từ hồ sơ trường lưu trữ, nên vẫn xin được khi bạn đã mất bản chính.

Cách xin bản sao từ sổ gốc

1. Xác định đúng trường đã cấp chứng chỉ. Chỉ trường đang quản lý sổ gốc mới cấp được bản sao. Nếu nhớ đợt thi, bạn sẽ được tra cứu nhanh hơn.
2. Chuẩn bị hồ sơ theo Điều 31 của Quy chế:

• Đơn đề nghị cấp bản sao, ghi thông tin về chứng chỉ đã được cấp (họ tên, ngày sinh, ngày thi, số hiệu chứng chỉ nếu nhớ);
• Căn cước hoặc hộ chiếu còn giá trị;
• Giấy ủy quyền, nếu nhờ người khác nộp thay.

3. Nộp trực tiếp hoặc gửi bưu điện. Nếu gửi bưu điện, kèm bản sao giấy tờ có chứng thực và phong bì dán tem ghi địa chỉ nhận.
4. Nhận bản sao. Quy chế quy định cấp ngay trong ngày tiếp nhận, hoặc trong ngày làm việc tiếp theo nếu nộp sau 15 giờ. Yêu cầu phức tạp có thể kéo dài thêm không quá 2 ngày làm việc.

Nhiều trường có biểu mẫu đơn riêng và thu phí cấp bản sao. Hãy xem trang của trung tâm khảo thí hoặc gọi trước để biết mẫu đơn, phí và giờ tiếp nhận. Danh sách trường xem tại đơn vị thi VSTEP.

Ai được xin? Người được cấp chứng chỉ; người được ủy quyền hoặc đại diện theo pháp luật; và trong trường hợp người được cấp đã mất, cha, mẹ, vợ, chồng, con hoặc người thừa kế.

Chứng chỉ bị in sai thì sao?

• Sai do lỗi của trường (in sai họ tên, ngày sinh so với hồ sơ đăng ký): đề nghị trường cấp lại, kèm chứng chỉ in sai và giấy tờ chứng minh. Theo Điều 18, trường xem xét trong 5 ngày làm việc.
• Bạn khai sai khi đăng ký: liên hệ trường sớm nhất có thể để được hướng dẫn. Đây là lý do cần kiểm tra kỹ họ tên, ngày sinh khi đăng ký thi và khi nhận chứng chỉ.
• Bạn đổi họ tên, cải chính hộ tịch sau khi nhận chứng chỉ: đề nghị chỉnh sửa kèm quyết định hoặc trích lục hộ tịch. Trường không sửa trực tiếp trên chứng chỉ mà ra quyết định chỉnh sửa.

Để không rơi vào cảnh "mất là cuống"

• Scan hoặc chụp rõ chứng chỉ ngay khi nhận, lưu ở hai nơi.
• Ghi lại số hiệu chứng chỉ, ngày thi, trường cấp vào ghi chú điện thoại.
• Xin thêm bản sao từ sổ gốc khi nhận chứng chỉ nếu bạn sắp nộp nhiều bộ hồ sơ, để khỏi phải nộp bản chính.
• Khi nộp hồ sơ, ưu tiên bản sao chứng thực thay vì bản chính, trừ khi nơi nhận yêu cầu bản chính.

Câu hỏi thường gặp

Xin bản sao chứng chỉ VSTEP mất bao lâu?

Theo Quy chế, bản sao được cấp ngay trong ngày tiếp nhận (hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu nộp sau 15 giờ). Với yêu cầu phức tạp, thời gian có thể kéo dài thêm không quá 2 ngày làm việc. Nếu gửi bưu điện, cộng thêm thời gian chuyển phát.

Mất chứng chỉ có phải thi lại không?

Không. Kết quả của bạn vẫn được lưu trong hồ sơ của trường, nên bạn chỉ cần xin bản sao từ sổ gốc. Chỉ khi nơi nhận hồ sơ yêu cầu chứng chỉ cấp trong một thời hạn gần đây thì bạn mới cần thi lại. Xem thời hạn chứng chỉ VSTEP.

Có thể nhờ người khác xin bản sao không?

Được, nếu người đó có giấy ủy quyền và giấy tờ tùy thân theo yêu cầu của trường.

Trường đã cấp chứng chỉ không còn tổ chức thi thì sao?

Theo Thông tư 09/2026, đơn vị tổ chức thi phải lưu vĩnh viễn danh sách thí sinh dự thi, bảng điểm chi tiết và danh sách thí sinh được cấp chứng chỉ. Hãy liên hệ trường, hoặc đơn vị đang quản lý hồ sơ của trường, để được hướng dẫn.

Xem thêm: Bao lâu có chứng chỉ VSTEP · Xác minh chứng chỉ · Văn bản pháp quy về VSTEP